Карантин в Україні продовжується, багато підприємств працюють з дому, але публічні закупівлі продовжуються. Замовники як і раніше купують все необхідне та оголошують свої закупівлі в Прозорро.
Тож ми зібрали декілька порад, які Вам допоможуть брати участь в закупівлях в разі віддаленої роботи.
Організуйте можливість підписання документів пропозиції посадовою особою
У особи, що буде підписувати пропозицію має бути не тільки можливість роздрукувати пропозицію, але й має бути печатка при собі. Тому для участі в тендерах в час карантину не забудьте подбати про наявність печатки у підписанта пропозиції.
Забезпечте можливість роздрукувати документи
Важливим елементом тендерної пропозиції є документи, довідки, договір тощо. Відповідно, щоб підготувати тендерну пропозицію, вам потрібно мати вдома принтер. А якщо бути точнішим, то принтер найкраще мати не тому, хто готує документи, а людині, яка буде підписувати документи та ставити на них печатку підприємства (за потреби). Адже якщо принтер буде того, хто готує документи, то після підготовки та роздрукування документів, їх доведеться ще відправити чи відвести керівнику на підпис.
А так, менеджер з тендерів підготував всі необхідні документи, відправив електронною поштою керівнику, керівник роздрукував все, підписав, далі сфотографував всі документи та відправив людині, яка відповідає за подання пропозицій Прозорро або ж сам підвантажив документи в систему. Все залежить від того, хто саме відповідає за завантаження документів в Прозорро.
Тож загально алгоритм такий:
- Підготовка необхідних документів відповідальним працівником та відправка всіх цих документів керівнику
- Роздруковування всіх документів керівником, проставляння підпису та за потреби печатки на документах
- Фотографування всіх документів та відправка відповідальній особі
- Переведення всіх картинок в формат ПДФ (для цього є в інтернеті купа безкоштовних сервісів) та завантаження пропозиції в систему.
Підготуйте завчасно максимальну кількість необхідних документів
Також вам можуть знадобитись деякі документи, наприклад, копії аналогічних договорів, наказ про призначення директора, сертифікати відповідності та паспорти якості на товар тощо. Відповідно, подбайте про те, щоб ці документи у вас були в наявності в сканованому вигляді. Ви можете зберегти їх на якось електронному носії або ж на Гугл-диску.
Якщо ж документів таких у вас немає, таки доведеться один раз поїхати в офіс, щоб їх отримати. Або ж можете знайти потрібні документи в ваших раніше поданих пропозиціях в Прозорро
Беріть довідки з МВС та ДФС онлайн
Наразі деякі Постачальники скаржаться про затримки з видачею довідок МВС та ДФС. Але не забувайте, що ці довідки можна отримати онлайн, для цього необхідно просто подати електронні запити.
Електронну довідку з МВС можна швидко отримати онлайн скориставшись сервісом МВС України: https://dpvs.hsc.gov.ua.
Електронну довідку з ДФС можна отримати через приватну частину Електронного кабінету, розміщеного на офіційному веб-порталі Державної фіскальної служби України за посиланням: https://cabinet.sfs.gov.ua/login
Важливо! Ви можете надати електронні довідки, а не паперові лише якщо Замовник передбачив таку можливість в тендерній документації.
Наприклад, якщо Замовник написав в тендерній документації так: Електронна довідка або оригінал, або нотаріально завірена копія довідки про відсутність заборгованості з податків і зборів (обов’язкових платежів), видана відповідним органом Державної фіскальної служби, що діє станом на дату подання документа, або інформація, видана органами Державної фіскальної служби, про наявність такої заборгованості.
В такому разі ви без проблем можете отримати електронну довідку з ДФС та завантажити її в систему після формування повідомлення про намір укласти договір.
Якщо Замовник не передбачив можливості замість паперових надати електронні довідки, ви можете звернутись до нього з запитанням або вимогою це зробити. Як це зробити можна прочитати в статті Скарги, вимоги: як впливати на якість тендерної документації
Вчасно оновіть ЕЦП/КЕП
Іноді тендерні пропозиції необхідно підписати ЕЦП/КЕП. Тож стежте за тим, щоб ваш ключ був актуальним та в нього не закінчився термін дії.
Якщо ж у вас завершується термін дії ключа, то вам буде корисно знати, що деякі АЦСК дозволяють продовжити термін дії ЕЦП/КЕП онлайн, для цього потрібно щоб:
– ЕЦП/КЕП був чинний на момент подання заяви онлайн;
– були незмінні реєстраційні дані (ПІБ, адреса реєстрації місця проживання, код ЄДРПОУ організації тощо);
– особистий ключ, доступний лише користувачу та не є скомпрометованим.
Детальну інформацію про те, як подовжити термін дії ключа ЕДП ІДД ДПС ви можете переглянути за посиланням – acskidd.gov.ua.
Решта кваліфікованих надавачів теж закликають продовжувати дію КЕП онлайн. А в разі необхідності отримання КЕП записатися в чергу онлайн аби не створювати черги у пунктах обслуговування клієнтів.
Наразі в умовах невизначеності тендери залишаються хорошою можливістю для підприємств отримати замовлення навіть в такі непрості часи, як зараз. Бажаємо перемог!